До начала аудита стоит собрать документы в структурированном пространстве: это позволяет быстро передать контекст проекта. Цель — сделать операции понятными, а документы легкодоступными.
Прояснить рамки задания
Соглашения о финансировании, бюджет, дополнения и установочные документы объясняют, что было решено. Они помогают уточнить проверяемый период, ответственность сторон и ожидания от отчёта.
Выстроить цепочку документов
Одна операция может включать несколько документов: решение, заказ, подтверждающий документ, платёж и бухгалтерскую запись. Общая ссылка между ними помогает понять путь расхода.
Задокументировать ответственность
Процедуры, делегирование полномочий и согласования показывают, кто готовит, проверяет и утверждает операции. Если практика менялась, изменения должны поддаваться объяснению.
Назначить контактное лицо
Определённое контактное лицо упрощает запросы документов и координацию. Общий реестр ожидаемых документов позволяет различать переданное, недостающее и вопросы, требующие уточнения.
Организационные ориентиры. Перечень ожидаемых документов зависит от письма-соглашения, проекта и требований соответствующего донора.