Demande d’achat, note de frais, congé, ordre de mission, bon de sortie, dossier client : ce qui circule aujourd’hui sur papier ou par fichiers peut devenir un circuit numérique, avec ses validations, ses pièces jointes et son historique. Nous partons du processus et de ses contrôles, puis nous choisissons ou construisons l’outil. Nous le faisons d’abord pour nous-mêmes : nos missions, nos inventaires et nos recrutements s’appuient sur nos propres plateformes.
Ce que nous digitalisons
Achats et dépenses
De la demande d’achat au paiement : validations en ligne, pièces jointes, contrôle budgétaire.
Ressources humaines
Congés, missions, notes de frais, présences et dossiers du personnel.
Ventes et encaissements
Devis, factures, relances et suivi des encaissements, mobile money compris.
Stocks et patrimoine
Entrées, sorties, transferts et inventaires, tracés par QR code.
Projets et subventions
Budgets, engagements, justificatifs et rapports aux bailleurs.
Pilotage
Tableaux de bord alimentés automatiquement, sur ordinateur comme sur téléphone.
Nos missions
- Diagnostic des processus et des besoins de digitalisation.
- Dématérialisation des circuits de validation : formulaires en ligne, étapes d’approbation, signatures et pièces jointes.
- Mise en place d’un ERP complet, sur Odoo ou ERPNext, lorsque le besoin dépasse un seul processus.
- Développement d’applications sur mesure lorsque aucun outil du marché ne convient.
- Structuration des données et business intelligence financière.
- Automatisation des reportings et des tableaux de bord.
- Interconnexion des outils : comptabilité, paie, banque, mobile money, gestion commerciale.
- Conduite du changement : procédures, formation des utilisateurs et assistance au démarrage.
Notre approche
Processus
Nous décrivons les flux, les contrôles et les responsabilités tels qu’ils sont, puis tels qu’ils devraient être.
Besoins
Les besoins, les données et les critères de réussite sont définis avant le choix des outils.
Déploiement
Paramétrage ou développement, reprise des données, tests avec vos utilisateurs.
Appropriation
Documentation, formation et assistance accompagnent la mise en service, jusqu’à l’abandon du papier.
Vos livrables
- Diagnostic et feuille de route digitale.
- Cahier des besoins et organisation des données.
- Circuits numériques en service, avec leurs contrôles.
- Tableaux de bord, procédures et utilisateurs formés.